Processen helder in beeld

Als directie van een facilitair bedrijf bent u de eindverantwoordelijke voor werk dat op diverse locaties wordt uitgevoerd. Natuurlijk wilt u op elk moment van de dag kunnen nagaan of alles naar wens verloopt. TRNSPRNT biedt u die mogelijkheid. Of u nu op kantoor zit, onderweg bent naar een mogelijke nieuwe klant, of op vakantie bent in bijvoorbeeld Monaco.

Overzicht met één druk op de knop

Log in op TRNSPRNT en zie precies welke processen er lopen en van welke modules er gebruik gemaakt wordt. Zo krijgt u inzicht over het functioneren van uw bedrijf. Inzicht dat niet gebaseerd is op selectieve waarnemingen, maar op objectieve feiten. U ziet welke processen niet of niet voldoende worden uitgevoerd en u ziet ook hoe dat komt. Zo kunt u bijvoorbeeld ingrijpen als de capaciteit onvoldoende is of als de werkwijze van uw personeel niet juist is. Zaken als ziekteverzuim, leegloop van personeel en structureel overwerk komen dankzij TRNSPRNT met één druk op de knop in beeld.

Keurmerken

U wilt kwaliteit bieden, dus grote kans dat u een keurmerk heeft. Dit keurmerk staat bij u in de kast en elk jaar is het weer stress om het keurmerk up-to-date te maken voordat de auditor komt. En daarna verdwijnt het keurmerk weer een jaar in de kast.

Met TRNSPRNT heeft u die stress niet meer. We zetten uw keurmerk in het systeem, samen met uw handboeken. Dan koppelen we het keurmerk en de handboeken aan de processen die in TRNSPRNT worden vastgelegd. Eén keer per maand pakt u een stukje van uw handboek en keurmerk op. Doen we nog wat we zeggen of moeten we iets aanpassen? Passen we het proces aan óf ons handboek? U legt het allemaal eenvoudig vast in TRNSPRNT.

Al na één jaar heeft u alles doorlopen, bent u procesmatig bezig en is de audit een fluitje van een cent. Zonder stress.

Keurmerken

U wilt kwaliteit bieden, dus grote kans dat u een keurmerk heeft. Dit keurmerk staat bij u in de kast en elk jaar is het weer stress om het keurmerk up-to-date te maken voordat de auditor komt. En daarna verdwijnt het keurmerk weer een jaar in de kast.

Met TRNSPRNT heeft u die stress niet meer. We zetten uw keurmerk in het systeem, samen met uw handboeken. Dan koppelen we het keurmerk en de handboeken aan de processen die in TRNSPRNT worden vastgelegd. Eén keer per maand pakt u een stukje van uw handboek en keurmerk op. Doen we nog wat we zeggen of moeten we iets aanpassen? Passen we het proces aan óf ons handboek? U legt het allemaal eenvoudig vast in TRNSPRNT.

Al na één jaar heeft u alles doorlopen, bent u procesmatig bezig en is de audit een fluitje van een cent. Zonder stress.

Zorg dat uw bedrijf optimaal functioneert

“Het kantoor” is de spil waarom uw organisatie draait. Van daaruit wordt het werk verdeeld, planningen gemaakt, gegevens verzameld en facturen uitgeschreven en betaald. Pas als je kantoor optimaal functioneert, draait de rest van uw bedrijf ook goed. TRNSPRNT levert daar een belangrijke tijd- en kostenbesparende bijdrage aan.

Workflow systeem

Op het kantoor van een facilitair dienstverlener komt iedere dag heel veel informatie binnen. Meldingen, respons daarop, gegevens van nieuwe klanten, wijzigingen. Bij sommige dienstverleners, zoals bewakingsfirma’s of surveillancediensten kan dat zelfs 24 uur per dag en 7 dagen per week doorgaan. Als al die informatie niet goed en snel verwerkt kan worden, raakt het overzicht al snel zoek. TRNSPRNT heeft hiervoor een workflow systeem ontwikkeld, waarbij stap voor stap aangegeven wordt wat er als eerste moet gebeuren en door wie het gedaan moet worden.

Tijdwinst en kostenbesparing

De vele modules die beschikbaar zijn bij TRNSPRNT, zowel op uitvoerend als op administratief gebied, zijn onderling gekoppeld. Nergens hoeven gegevens dubbel ingevoerd te worden, wijzigingen worden direct in alle modules doorgevoerd. Dat bespaart veel tijdrovend typewerk en vermindert de kans op fouten. U koppelt TRNSPRNT eenvoudig aan bestaande boekhoudprogramma’s. Daardoor worden verloning en facturen maken nog eenvoudiger, terwijl steeds een actueel overzicht beschikbaar is.

Ook is koppeling met bijvoorbeeld uw ISO 9001 handboek en met de inhoud van cao’s mogelijk. Wijzigingen daarin worden ook automatisch doorgevoerd. Andersom kan het ook: als uit de resultaten blijkt dat een proces niet optimaal beschreven is in het ISO-handboek, kan dat aanleiding zijn om dat proces aan te passen en daardoor nog efficiënter te werken. De praktijk leert dat facilitaire dienstverleners tot wel 1 fte op hun administratieve kosten kunnen besparen door gebruik te maken TRNSPRNT.

Tijdwinst en kostenbesparing

De vele modules die beschikbaar zijn bij TRNSPRNT, zowel op uitvoerend als op administratief gebied, zijn onderling gekoppeld. Nergens hoeven gegevens dubbel ingevoerd te worden, wijzigingen worden direct in alle modules doorgevoerd. Dat bespaart veel tijdrovend typewerk en vermindert de kans op fouten. U koppelt TRNSPRNT eenvoudig aan bestaande boekhoudprogramma’s. Daardoor worden verloning en facturen maken nog eenvoudiger, terwijl steeds een actueel overzicht beschikbaar is.

Ook is koppeling met bijvoorbeeld uw ISO 9001 handboek en met de inhoud van cao’s mogelijk. Wijzigingen daarin worden ook automatisch doorgevoerd. Andersom kan het ook: als uit de resultaten blijkt dat een proces niet optimaal beschreven is in het ISO-handboek, kan dat aanleiding zijn om dat proces aan te passen en daardoor nog efficiënter te werken. De praktijk leert dat facilitaire dienstverleners tot wel 1 fte op hun administratieve kosten kunnen besparen door gebruik te maken TRNSPRNT.

Alle communicatie via één handige app

Bewakers, beveiligers, surveillanten, schoonmakers, de mensen op de werkvloer zijn van essentieel belang voor facilitaire dienstverleners. Net zo belangrijk is het daarom dat zij hun werk goed kunnen doen. Als u gebruik maakt van TRNSPRNT, krijgen zij de beschikking over een app, waarmee ze snel en eenvoudig communiceren met het kantoor. Ook vinden ze hierin alle benodigde informatie die ze nodig hebben. De app kan geïnstalleerd worden op een computer, tablet of smartphone. Wat is er allemaal mogelijk?

• Werkrooster in de app is altijd up-to-date
• Werkzaamheden registreren via de app
• GPS-locatie wordt meegestuurd bij aan- en afmelden.
• Direct meldingen of vragen doorgeven
• Signaal wanneer het tijd is voor periodieke meldingen, bijvoorbeeld voor de veiligheid van beveiligers en surveillanten
• Informatie over het object dat beveiligd, bewaakt of schoongemaakt dient te worden
• Werknemers hebben online toegang tot hun persoonlijk dossier
• Overwerk, declaraties indienen en verlof aanvragen via de app

• Werkrooster in de app is altijd up-to-date
• Werkzaamheden registreren via de app
• GPS-locatie wordt meegestuurd bij aan- en afmelden.
• Direct meldingen of vragen doorgeven
• Signaal wanneer het tijd is voor periodieke meldingen, bijvoorbeeld voor de veiligheid van beveiligers en surveillanten
• Informatie over het object dat beveiligd, bewaakt of schoongemaakt dient te worden
• Werknemers hebben online toegang tot hun persoonlijk dossier
• Overwerk, declaraties indienen en verlof aanvragen via de app

TRNSPRNT als platform voor uw klanten

Met TRNSPRNT kunt u ook uw klanten een inlogcode geven. Daarmee hebben zij toegang tot een eigen platform waarin zij alle informatie kwijt kunnen die nodig is om uw medewerkers hun werk te laten doen. Ook ziet uw klant op dit platform welke werkzaamheden er verricht zijn.

Wat wilt u weten van de klant?

Om hun werk goed te kunnen doen, hebben uw medewerkers informatie nodig van uw klant. Ze moeten weten wie ze kunnen bellen als er iets aan de hand is, wat de code is van de beveiligingsinstallatie, wat hun werkinstructies zijn, welke protocollen gevolgd moeten worden. Uw klant kan alle gegevens invullen en eventueel aanpassen via het web portal.

Wat wil de klant van u weten?

Natuurlijk wil de klant graag weten wat er gebeurt in zijn gebouw. Via het web portal heeft hij toegang tot alle rapportages. Zo kan hij via TRNSPRNT eenvoudig toetsen of de doelstellingen gehaald worden. Hij ziet niet alleen wat er is gebeurd, maar ook of er goed gehandeld is. De rapportage geschiedt door middel van overzichten. Zeker klanten met meerdere gebouwen, die meerdere meldingen per dag ontvangen, kunnen zo effectief bijhouden of de doelstellingen gehaald worden en wat voor meldingen er gedaan worden. Bijzonderheden die dringend actie behoeven worden behalve via het portal ook via email doorgegeven. Zo hoeft uw klant niet steeds het portal in de gaten te houden.

Wat wil de klant van u weten?

Natuurlijk wil de klant graag weten wat er gebeurt in zijn gebouw. Via het web portal heeft hij toegang tot alle rapportages. Zo kan hij via TRNSPRNT eenvoudig toetsen of de doelstellingen gehaald worden. Hij ziet niet alleen wat er is gebeurd, maar ook of er goed gehandeld is. De rapportage geschiedt door middel van overzichten. Zeker klanten met meerdere gebouwen, die meerdere meldingen per dag ontvangen, kunnen zo effectief bijhouden of de doelstellingen gehaald worden en wat voor meldingen er gedaan worden. Bijzonderheden die dringend actie behoeven worden behalve via het portal ook via email doorgegeven. Zo hoeft uw klant niet steeds het portal in de gaten te houden.

Kosten en kostenbesparing

Facilitaire dienstverleners die werken met TRNSPRNT besparen veel kosten op het gebied van administratie en management. Die kostenbesparing zult u terugvinden in hun tarieven. Daarnaast zult u zelf ook tijd en dus geld besparen, omdat u met dit systeem alle informatie met betrekking tot de facilitair dienstverlener overzichtelijk bij elkaar hebt. Een win-win situatie. Wilt u meer weten over TRNSPRNT? Schroom dan niet om uw vragen te stellen. Wij staan u graag te woord.

Kosten en kostenbesparing

Facilitaire dienstverleners die werken met TRNSPRNT besparen veel kosten op het gebied van administratie en management. Die kostenbesparing zult u terugvinden in hun tarieven. Daarnaast zult u zelf ook tijd en dus geld besparen, omdat u met dit systeem alle informatie met betrekking tot de facilitair dienstverlener overzichtelijk bij elkaar hebt. Een win-win situatie. Wilt u meer weten over TRNSPRNT? Schroom dan niet om uw vragen te stellen. Wij staan u graag te woord.